Der Schweizer Alpen-Club SAC und die SmartIT haben in den letzten Monaten gemeinsam ein grosses IT-Projekt gestemmt. Zeit, auf das Geleistete zurückzublicken und verschiedenen Menschen eine Stimme zu geben.
Um eine Rundum-Sicht auf das umfassende IT-Projekt des SAC zu erhalten, wurden vor und während dem Projekt bereits Blog-Beiträge in Form von Interviews veröffentlicht, die drei unterschiedliche Sichtweisen beleuchteten: Diejenige einer Anwenderin, die des Visionärs (vor dem Projekt und während dem Projekt) und die des Bereichsleiters Informatik (vor dem Projekt und während dem Projekt). Nun, da das Projekt offiziell abgeschlossen ist, wird es Zeit für einen umfassenden Rückblick.
Freude vor und nach dem Projekt
Daniel Grossniklaus, heutiger Ressortleiter Finanzen und Dienste des SAC, hat sich auf das Projekt gefreut. Diese Freude ist während und nach dem Projekt geblieben. Als einer, der bereits in anderen Firmen die Einführung von Microsoft365 verantwortete, wusste er, dass kleinere und grössere Herausforderungen auf den SAC zukamen, die es zu überwinden galt. Dennoch verlor er nie den Blick für das grosse Ganze und kann heute mit Zufriedenheit sagen: «Es ist schön, dass sich die Menschen innerhalb des SAC nicht über die Veränderung oder die neuen Programme beklagen, sondern wie selbstverständlich damit arbeiten. Sie kommen sogar mit konstruktiven Vorschlägen, wo wir noch etwas feilen können. Ein enormer technologischer wie auch kultureller Schritt!».
Ähnlich sieht das Fabienne Bögli, ihres Zeichens Bereichsleiterin Kommunikation und Anwenderin der neuen Technik: «In der Kommunikation sind wir recht affin, was neue Programme und Arbeitstechniken angeht. So fiel uns der Umstieg auf OneNote, Teams und generell Microsoft 365 leicht». Dass die Umstellung der IT-Landschaft beim SAC direkt mit der Corona-Pandemie zusammenfiel, war nicht nur ein Nachteil. Daniel Grossniklaus hält fest: «Dadurch, dass alle von zuhause aus arbeiteten, haben sie viel mehr von der Umstellung gemerkt. Die Notebooks waren neu und leistungsfähig, der Login-Prozess viel schneller und auch die Zugriffe auf die Daten funktionierte einwandfrei. Man war etwas gezwungen, sich mit den neuen Programmen auseinanderzusetzen, dafür war wohl die Eingewöhnungszeit kürzer.»
IT-Projekte ohne Hindernisse gibt es nicht
Das Projekt wurde in zwei grosse Schritte unterteilt. Zuerst wurden die Daten des SAC aus den Serverräumen vor Ort ins SmartIT-Datacenter migriert. Dieser Umzug verlief problemlos, auch dank der bereits langjährigen Partnerschaft zwischen dem SAC und der SmartIT. Fabian Müller, Projektmanager der SmartIT, streicht die gute Zusammenarbeit heraus: «Daniel Fernandez kannte die IT des SAC in- und auswendig und auch ich betreue den SAC seit über 10 Jahren. Viele Hindernisse konnten wir durch die sorgfältige Auslegeordnung bereits im Vorfeld umschiffen. Klar gibt es auch Dinge, die man nicht vorhersehen kann, weil sich über die Jahre Workarounds einschleichen, die nicht dokumentiert sind. Aber unsere Zusammenarbeit lief Hand-in-Hand und wir konnten die gegenseitigen Stärken optimal ausnutzen.»
Tatsächlich tauchten bei der Datenmigration trotzdem ein paar Stolpersteine auf, die konnten aber schnell ausgeräumt werden. Bei der Hardwarebeschaffung und dem Einrichten der neuen Geräte war die schlechte Verfügbarkeit die grösste Hürde. Gewisse Programme liefen auf der alten Umgebung einen Hauch schneller, dafür bestätigen sowohl Fabienne Bögli als auch Daniel Grossniklaus, dass der Komfortgewinn durch Always-on-VPN meilenweit überwiegt. Laptop aufklappen und los geht’s, ohne langatmiges Einloggen.
«Ich würde es nochmals genau so machen. Mit den genau gleichen kleinen Hindernissen und dem genau gleichen Partner: SmartIT.»
Daniel Grossniklaus
Daniel Grossniklaus hat aber bereits grössere IT-Projekte und M365-Transformationen durchgemacht und wusste, dass die grössten Herausforderungen eher im kulturellen und organisatorischen Bereich liegen würden, denn im technischen: «Das war mir von Beginn weg klar. Und es traten exakt die Sachen auf, die wir erwartet haben. Aber das ist gut so. Wir haben unsere Mitarbeitenden auch mit Absicht ausprobieren und die neue Welt selbständig entdecken lassen. Heute läuft alles sehr flüssig und niemand spricht mehr von früher».
Finetuning auf einem sehr guten Fundament
Mit dem Wechsel von OnPrem-Infrastruktur ins SmartIT-Datacenter und durch die modernen Notebooks erhielt der SAC eine sehr gute Arbeitsumgebung. Dazu meint Daniel Grossniklaus: «Wir haben eine tolle, modulare und flexible Basis erhalten. Uns steht es jetzt offen, einzelne Punkte noch zu tunen. Beispielsweise wenn wir merken, dass uns ein anderes Tool besser behagt als die M365-Alternative. Früher hatten wir diese Flexibilität nicht. Darum sind wir jetzt genau dort, wo ich es mir gewünscht habe.»
Damit dieses Fundament erstellt werden konnte, benötigte es einerseits die Projektleitenden und Techniker der SmartIT wie auch die Spezialisten auf Seiten des SAC. Das bestätigt auch Projektleiter Fabian Müller der SmartIT: «Das grosse Engagement von Daniel Grossniklaus und Daniel Fernandez haben sicher massgeblich zum Gelingen des Projektes beigetragen. Beim SAC war eine klare Vision vorhanden und anhand dieser haben die beiden ein Konzept für die Strukturen in der M365-Welt erstellt.»
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