SmartIT: Fokus auf Business dank IT-Spezialisten.

Vor knapp drei Monaten stand Daniel Fernandez, Bereichsleiter Informatik, und sein Team vor dem grossen Digitalisierungsprojekt beim Schweizer Alpen-Club SAC. Nun wollte ich von ihm wissen, wie die Arbeiten aktuell laufen:

Daniel, wo steht der Schweizer Alpen-Club heute in diesem IT-Projekt?
Sämtliche Server konnten einem sauberen Migrationsplan zufolge in drei konzentrierten Aktionen, ins SmartIT Datacenter migriert werden. Die Netzwerkinfrastruktur vor Ort ist entsprechend angepasst. Somit ist die erste Phase des Projektes abgeschlossen. Einzig physische Aufräumarbeiten der alten on premise Hardware sind noch ausstehend – das sind aber keine zeitkritischen Arbeiten. Parallel dazu haben wir die Client Hardware für die zweite Phase evaluiert und bestellt.
Vor ein paar Wochen war Kick-off zur zweiten Phase «top rope». Da geht es aktuell um die Definition einzelner Arbeitspakete und deren Detailplanung - es werden Konzepte erarbeitet und die Arbeitspakete untereinander in ihrer Reihenfolge priorisiert. Wir definieren zum Beispiel die Client Images, bereiten die neuen Systeme in der Cloud vor, erstellen Proof of Concepts als Entscheidungsgrundlagen und noch vieles mehr. Weil wir nicht auf der grünen Wiese starten, gilt es viele Tests von bestehenden Anwendungen auf der neuen Umgebung in der Cloud aber auch auf der neuen Hardware durchzuführen, um sicherzustellen, dass nach Umstellung alles weiterhin wie gewohnt funktioniert. Das eine oder andere haben wir auf dem bereits bestehenden Microsoft 365 Tenant bereits umsetzen können.

Wie bist Du zufrieden mit dem Projektfortschritt aktuell?
Ich bin sehr zufrieden. Aufgrund von Abhängigkeiten von Drittanbietern haben wir keinen tagesscharfen Terminplan, dennoch bin ich sehr zufrieden mit dem aktuellen Stand. Qualitativ inhaltlich kann ich aktuell zwar noch nicht sehr viel sagen, die grossen Änderungen und Optimierungen folgen erst in Phase zwei. Dennoch ist die erste Phase sauber und still verlaufen und wir konnten allein durch den Wechsel auf neuere Hardware im Storagebereich gewisse Quick-Wins wie beispielsweise schnellere Reaktionszeiten beim Öffnen von grösseren Dateien auf dem Netzlaufwerk erzielen.
Der Austausch mit meinen Pendants bei der SmartIT ist wie gewohnt sehr effizient und unkompliziert. Nebst der Hauptansprechperson komme ich nun auch mit den unterschiedlichen Spezialisten in Kontakt. Auf deren Expertise bin ich angewiesen, gerade im Cloudumfeld. Das ist für mich auch eine Art Weiterbildung und diesen Know-How Transfer schätze ich sehr. So kann ich mich um businessspezifische Themen kümmern. Wobei ich mich aber auch in diesem Bereich von den SmartIT Jungs sehr gut begleitet fühle, gerade weil sie den Schweizer Alpen-Club SAC und dessen Gegebenheiten schon länger kennen. Dass sie auch mitdenken gibt mir Sicherheit.

Was läuft nicht, wie Du es Dir vorgestellt hast?
Die Aufschaltung von Multiprotocol Label Switching MPLS war etwas aufwändiger als ursprünglich gedacht, aber auch absehbar. Sobald die Kabel physisch angepackt werden und es relevant ist, welches Kabel an welcher Stelle mit welchem Anschluss und welchem Servicevertrag hinkommt, ist Aufmerksamkeit geboten und etwas Mehraufwand miteinzurechnen.
Klar gab es den einen oder andern Server, der bei der Migration etwas länger als angedacht brauchte – aber auch das ist nichts Unübliches.
Ansonsten gibt es natürlich ein paar Themen, die wir nun bewusst noch nicht angepackt haben, weil sie sich in der Phase zwei sowieso ändern oder erübrigen, so beispielsweise der Netscaler. Sobald das Always-on VPN installiert ist, kann dieser von hier weg migriert respektive ausgeschaltet werden.
Etwas schade ist der mühsame Zeitpunkt für den Austausch der Client Hardware aufgrund der ungewohnt langen Lieferfristen aktuell. Das ist aber nicht Verschulden der SmartIT, sondern die allgemeine Situation am Markt.

Wie löst ihr diese Herausforderung?
Im Moment ist es noch etwas früh, um den Impact abschätzen zu können. Je nach Situation werde ich mich aber bald nach alternativen Lösungen oder temporären Überganslösungen umsehen müssen. Ist unschön, wenn alle Mitarbeitenden ein modernes Gerät erhalten, die Arbeitsplätze mit neuen Monitoren ausgestattet sind, diese aber nicht angeschlossen werden können. Ich bin aber zuversichtlich, dass wir die benötigte Hardware doch rechtzeitig verfügbar sein wird.

Was sind konkret Deine Aufgaben im Projekt?
Ich war bei den effektiven Migrationen mit dabei und habe mit meinem Know-How über Abhängigkeiten und Wechselwirkungen der verschiedenen Komponenten sichergestellt, dass im Nachgang alle Applikationen und Services, sowie das grosse Ganze wieder wie gewohnt funktionieren. Nach erfolgter Migration habe ich somit viel getestet und beurteilt. Im Team haben wir noch 2-3 Korrekturen vorgenommen wie beispielsweise eine fehlende Firewall Regel oder einen blockierten Zugriff und so das Finetuning gefordert respektive die Migrationsarbeiten qualitativ abgenommen. Weiter habe ich mich zusammen mit Daniel Grossniklaus um die Newsletterinformationen über den aktuellen Stand an die Mitarbeitenden gekümmert.
In der noch bevorstehenden zweiten Projektphase sehe ich meine Rolle sehr ähnlich. In der Phase geht es um die Migration der Netzlaufwerke, auf die alle Zugriff haben, in die Microsoft 365 Umgebung mit Sharepoint und Teams. Meine Rolle ist es, den Übergang sicherzustellen und zu definieren, was wohin kommt. Da werden selbstverständlich aber auch User in die Workshops miteinbezogen. Ich übernehme eine Art die Projektleitung und trage die Informationen zusammen oder übersetze sie von der Usersprache ins Technische. Zudem werde ich sicherlich auch umgekehrt Userguides schreiben oder Anleitungsvideos drehen, damit die Mitarbeitenden geschult werden, um im Anschluss die neue Lösung auch selbst entdecken zu können. Ich kann mir auch vorstellen, dass wir ein paar Liveevents organisieren werden zu Themen wie «Mein neuer Client und ich».

Worauf bist Du besonders stolz?
Ich war zuversichtlich, dass die Migration im Wesentlichen, schmerzlos verläuft. Wir haben schon ein paar Spezialitäten aber rein fachlich betrachtet, sind das keine Hexereien. Dennoch bin ich froh, dass es so herausgekommen ist, wie angedacht. Das bedeutet immer auch weniger Aufwände, was immer gut ist. Ich bin stolz auf die solide Basis, die wir nun haben und freue mich auf die Weiterentwicklungen.

Wie geht es weiter?
In den nächsten paaren Wochen geht es um die Konkretisierung der Clientinfrastruktur. Wir definieren, welche Anwendungen auf jedem Client out of the Box enthalten sein sollen und welche wir im Software Center zur Verfügung stellen. Welche Fachanwendungen gilt es zu paketieren und zu verteilen? Bald haben wir dann auch den ersten Workshop zur Konkretisierung und Vorbereitung von Sharepoint, OneDrive und Teams. Da gilt es auch den Übergang zu betrachten: Wie kommen wir von der klassischen Netzwerkumgebung in die moderne Microsoft 365 Welt?

 

 

 

 

Innerhalb des Projekts führen wir mit drei unterschiedlichen Personen - einer Anwenderin, dem technischen IT Verantwortlichen sowie dem Ressortleiter Finanzen und Dienste - je drei Interviews durch. Eines vor Projektbeginn, eines zur Halbzeit und eines nach der Einführung der neuen Lösung.