fairness at work gmbh

Zeit und Nerven sparen mit geografischem Dispo-System

Die fairness at work gmbh vermittelt mit ihrem Angebot proper job Haushaltshilfen zu fairen und legalen Bedingungen. Eine saubere Sache ist auch das neue Dispo-System, das SmartIT in kürzester Zeit entwickelt hat: Es macht die Einsatzplanung schneller, einfacher und präziser.

Ein älteres Ehepaar sucht eine Haushaltshilfe fürs Putzen und Bügeln. Die Mitarbeitenden von proper job finden in ihrem Pool die passende Person und schlagen sie dem Ehepaar vor. Top – der Einsatz ist organisiert! Was einfach klingt, erfordert komplexe Prozesse. Denn für einen «Match» müssen zahlreiche Faktoren zusammenpassen: Die Haushaltshilfe sollte in der Nähe wohnen, zur gewünschten Zeit verfügbar sein, die verlangten Arbeiten ausführen und das mit fairness at work vertraglich vereinbarte Pensum arbeiten können. Weitere Kriterien wie ein Auto für die Anfahrt oder Katzenallergien spielen ebenfalls eine Rolle.

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Infos manuell generieren: mühsam und unpräzise

Zwar waren auf dem früheren Dispo-System die Auftraggebenden und die Haushaltshilfen in ihrer Nähe auf Google Earth abgebildet. Allerdings waren weder die aktuelle Verfügbarkeit für Einsätze noch andere wichtige Faktoren ersichtlich. Das führte oft zu Leerläufen, berichtet Liliane Kräuchi, die die Einsätze disponiert. «Ich liefere den Kundendienst-Mitarbeitenden eine Auswahl möglicher Haushaltshilfen. Sie fragen diese telefonisch für den Einsatz an. Bringt aber nichts, wenn diese gar nicht frei sind!» Um den Überblick zu behalten, erstellte sie alle zwei bis drei Wochen pro Region eine Liste der Kapazitäten. «Das war oldschool und aufwendig, bis zu acht manuelle Abfragen aus unterschiedlichen Abacus-Modulen waren dafür nötig. Schon nach ein paar Stunden war die Liste nicht mehr aktuell». Ein Glück und ein Risiko zugleich ist Liliane Kräuchis phänomenales Gedächtnis. Sie hat viele individuelle Infos zu den rund 300 Mitarbeitenden im Kopf. Was, wenn sie länger ausfällt? «Eine neue Disponentin würde wohl zwei Tage über der Liste brüten – ich brauche vier Stunden.»

Mit Power Apps in Rekordzeit zum neuen Dispo-System

Eine neue Lösung musste her, um die Einsätze einfacher, aktueller und präziser zu planen. David Känel, Projektleiter Digitalisierung und Prozesse bei fairness at work, scheute die Kosten für deren Entwicklung: «Wenn die Lösung von Software-Spezialisten programmiert würde, wäre es teuer.» Während eines Meetings mit SmartIT – welche die IT-Infrastruktur von fairness at work betreibt – tauchte eine schlanke Alternative auf: SmartIT entwickelte in kürzester Zeit und zu günstigen Konditionen ein neues geografisches Dispo-System. «Nach gerade einmal zwei Wochen erhielten wir einen Prototypen, der unsere Anforderungen zu 80 Prozent erfüllte», erzählt Liliane Kräuchi. Weitere sechs Wochen später – nach Anpassungen und Feintuning – steht ein betriebsbereites System zur Verfügung. Was hat das hohe Tempo und die tiefen Kosten möglich gemacht? SmartIT hat Microsoft Power Apps eingesetzt, das auf dem Low-Code-Ansatz beruht und sich ideal für die einfache Entwicklung von unternehmensspezifischen Anwendungen eignet.

Schneller und einfacher bessere Matches erzielen

Das neue Dispo-System erleichtert die Einsatzplanung erheblich. Es zieht alle relevanten Daten zu Auftraggebenden und Mitarbeitenden automatisch aus den Abacus-Modulen. Und zwar stündlich. Dadurch erscheinen u. a. neue Mitarbeitende sofort im System. Die Benutzeroberfläche sei einfach und bedienerfreundlich, sagt Liliane Kräuchi. Auf der Karte sind die Auftraggebenden und Mitarbeitenden geolokalisiert als Figuren dargestellt. Bei einem Mouseover über eine Figur erscheinen alle stundenaktuellen Infos zur Person. So erkennt die Disponentin schnell, wer für einen Auftrag geeignet und verfügbar ist. «Wir sehen auch den aktuellen monatlichen Stundenstand der Mitarbeitenden. Das ist wichtig, weil sie gemäss unserem Vertrag ein bestimmtes Pensum haben», fügt sie an. Smarte Filterfunktionen vereinfachen die Suche zusätzlich. «Die Trefferquote ist wesentlich höher als vorher», freut sich Liliane Kräuchi.