Der Kunde
bolz+partner consulting ag ist ein führendes Beratungsunternehmen im Bereich Politik-, Rechts-, und Managementberatung im öffentlichen Sektor.
Anzahl PC-Arbeitsplätze: 6
Anzahl Standorte: 1 Sitz in Bern
Das Interview mit Urs Bolz, Geschäftsführender Partner und Präsident des Verwaltungsrats
Herr Bolz, beschreiben Sie gerne kurz die Ausgangslage Ihrer IT-Infrastruktur vom Sommer 2016.
Anfangs 2015 ersetzten wir unsere IT-Infrastruktur mit Server vor Ort durch eine neue cloudbasierte Lösung. Da unser Team flexibel an verschiedenen Arbeitsorten, mal offline, mal online arbeitet, war unser Hauptanspruch an das neue System, dass der Zugriff auf die neusten Daten jederzeit von überall möglich und dabei die Datensicherheit jederzeit gewährleistet ist. Zudem war uns auch wichtig, dass die Daten für die einfache Benutzung auch immer lokal in der Dateiexplorer-Struktur synchronisiert werden können. Leider lief die damals gewählte Cloud-Lösung trotz aller Bemühungen nie stabil und verursachte immer wieder Fehlfunktionen und Probleme. Im Sommer 2016 sahen wir keine weiteren Optimierungsmöglichkeiten mehr und baten SmartIT, eine neue Lösung vorzuschlagen.
Warum haben Sie sich für Managed Office 365 von SmartIT entschieden
Wir arbeiteten bereits seit mehreren Jahren mit SharePoint von Office 365. Im Einsatz hatten wir jedoch bis anhin nur die Online-Websitesammlungen für die Projektzusammenarbeit mit externen Partnern. Basierend auf diesen positiven Erfahrungen schlug uns SmartIT vor, ganz auf Office 365 umzusteigen. Nun nutzen wir Mail, SharePoint als intelligente Datenablage und das persönliche Laufwerk von OneDrive for Business. Das ganze als Paket Managed Office 365 wird mit einem guten Supportangebot abgerundet. SmartIT ist nah vor Ort und der Servicedesk angemessen verfügbar.
Was waren die Stolpersteine bei der Einführung von Managed Office 365
Die Vorbereitung der Daten für den Transfer von der bisherigen Cloud-Lösung zu SharePoint war eine grosse Herausforderung. Wir kämpften zum Beispiel mit zu langen Dateinamen, die nicht 1:1 transferiert werden konnten und auch damit, dass die Dokumente den ursprünglichen Datumsstempel behielten. Zusätzlich stellte sich heraus, dass wir uns vertieft mit Datenklassifizierung und Compliance auseinandersetzen müssen.
Für alle diese Themen erhielten wir grossen Support vom Projektleiter von SmartIT, damit am Schluss alles klappte. Wir haben aber auch intern einen beachtlichen Aufwand leisten müssen. Zudem mussten sich die Mitarbeitenden natürlich zuerst an die neue Office365-Struktur gewöhnen und auch die Möglichkeiten der neuen Lösung entdecken.
Was läuft in Ihrer IT-Umgebung nun besser als vorher?
Die Synchronisierung der Daten mit der Cloud funktioniert nun sehr zuverlässig. Der Zugriff auf die Daten ist von überall her gewährleistet und wird automatisch bei Internetverbindung mit der Cloud synchronisiert. Probleme gibt es nur noch selten und wenn, dann können wir auf den Support von SmartIT zurückgreifen.
Warum würden Sie Managed Office 365 weiterempfehlen?
Wir arbeiten nun in der modernen IT-Struktur, die wir uns gewünscht haben. Sie bietet mir und meinem Team viel Flexibilität, egal ob im Büro oder von unterwegs.
