Office 365 vs. Office 2019 – Welche Variante ist für mich geeignet?

Am 28. Juni 2011 hat Microsoft Office 365 lanciert. Unterdessen gibt es viele verschiedene Ausführungen der SaaS Applikation. Hinzu kommen die klassischen vor Ort (on prem) Office Applikationen. Dabei den Überblick zu behalten ist selbst für IT-erfahrene Benutzer eine Schwierigkeit. In diesem Blogbeitrag verrate ich Ihnen, welche Office Variante wozu geeignet ist.

Office 2019
Die neuste klassische Office Version steht als Office 2019 zur Verfügung. Wie immer gibt es mehrere, verschiedene Editionen. Die nicht kommerzielle Version Home & Student und eine Reihe von kommerziellen Versionen, die je nach Edition mehr oder weniger Applikationen beinhalten. Einer der grössten Unterschiede zu Office 365 ist, dass Office 2019 Editionen gekauft werden. Der Käufer bezahlt die Software einmalig und darf diese so lange wie gewünscht nutzen. Ein weiterer Unterschied zu Office 365 ist, dass das Gerät lizenziert wird. Die Software darf also nur auf einem Gerät installiert werden, darf aber von mehreren Benutzer an diesem Gerät (sofern sie die Software nicht gleichzeitig nützen - Terminal Server) genutzt werden.
Die einmalige Bezahlung hört sich im ersten Moment verlockend an. Viele denken, dass nach dem vergleichsweise hohen Anschaffungspreis keine weiteren Kosten für die Software mehr anfallen. Hierbei wird oft vergessen die Pflege und Wartung der eigenen Infrastruktur in die Kostenrechnung einzurechnen. Die Kosten sind dadurch nämlich weniger planbar als bei Office 365. Es kommen weitere Faktoren hinzu wie z.B. die Kompatibilität zwischen Outlook und Exchange Server. Die neuste Version Exchange Server 2019 unterstützt z.B. Outlook nur noch ab der Version 2013 und muss auf einem Windows Server 2019 installiert sein. Will man die neusten Features nutzen, müssen ältere Outlook Versionen ersetzt werden, was die klassische Office Variante plötzlich teuer werden lässt.
Die klassischen Office 2019 Editionen wurden am 24. September 2018 veröffentlicht und enthalten die zu diesem Zeitpunkt im Office 365 enthaltenen Features und Sicherheitsupdates. Seither werden nur noch Sicherheitsupdates eingespielt. Neue Feature Updates werden erst in der nächsten on prem Version, voraussichtlich Office 2022, integriert.

Welche Features sind denn neu in Office 2019?
Die Feature Updates von Office 2019 beinhalten gegenüber dem Office 2016 unter anderem eine Verbesserung der Stifteingabe für Geräte mit Tochscreen-Displays und ein schwarzes Theme, das die Arbeit am Abend erleichtert, die Augen schont und so der frühzeitigen Ermüdung vorbeugt. Weitere Neuerungen können auf der  Microsoft Webseite nachgelesen werden.

Office 2019 Editionen:
Klassische Edition, nicht kommerziell

• Home & Student (Word, Excel und PowerPoint

• Home & Business (Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote)
• Professional (Office: Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access, Publisher)

• Office Standard 2019 (Office: Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Publisher)
• Office Professional Plus 2019 (Office: Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access, Publisher; Dienste: Skype for Business)

Office 365
Office 365 ist ein Abonnement, das mit Microsoft auf monatlicher oder jährlicher Basis abgeschlossen wird. Auf ein Jahr gerechnet ist es aus finanzieller Sicht sinnvoller die jähliche Verrechnung zu wählen (ca. 15 Prozent günstiger). Lizenziert wird in diesem Fall nicht das Gerät, sondern der Benutzer. Laufende Lizenzen können via einem Administratoren-Portal auf neue User übertragen werden. Office 365 wird ständig weiterentwickelt und erhält neue Features sowie Sicherheitsupdates. Die neusten Features können den Usern monatlich oder halbjährlich zur Verfügung gestellt werden. Hierzu gibt es vier Kanäle, über welche die Updates verteilt werden können - monatlich(gezielt), monatlich, jährlich(gezielt) und jährlich. Die Kanäle mit dem Zusatz «gezielt» ermöglichen einem IT-Verantwortlichen, eine Vorabversion an eine Testgruppe zu verteilen. Beim halbjährlichen Kanal gezieltwerden im März und September die Vorabversionen verteilt und jeweils vier Monate danach, im Juli und Januar, die Updates für den halbjährlichen Kanal, sofern die Testgruppe keine negativen Impacts zurückmeldet.

Benutzer mit dem Abonnement von «Office 365 Business», «Office 365 Business Premium» und «Office 365 ProPlus» können Office auf bis zu 15 Endgeräten installieren (5 PCs oder Macs, 5 Tablets und 5 Smartphones). Ein Exchange Server wird dabei nicht benötigt, weil Office 365 mit dem Cloudservice Exchange Online läuft und sämtliche Exchange-Konfigurationen in der Cloud durchgeführt werden.

Während sich beim Office 2019 die Editionen hauptsächlich anhand der Anzahl verfügbaren Applikationen unterscheiden, unterscheiden sich die Office 365 Editionen zusätzlich durch eine Vielzahl von Diensten, die mit dem Abo gekauft werden. In den meisten Abonnementen ist zum Beispiel 1 TB OneDrive Speicher inklusive. Ab der Lizenz E3 ist die Speichermenge sogar unbegrenzt. Was beim Office 365 ein zusätzlicher Vorteil sein kann sind die sehr grossen verfügbaren Postfächer pro Benutzer mit 50GB bzw. 100GB ab Lizenz E3. Mehr Informationen zu den Mailbox-Limiten können der  Microsoft Website entnommen werden.

Office 365 Editionen:
Nicht kommerziell

• Office Online (Nur Online Apps verfügbar)
• Office 365 Home (Office: Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Access, Publisher; Dienste: OneDrive, Skype) (6 Benutzer, PC/MAC)
• Office 365 Personal (Office: Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Access, Publisher; Dienste: OneDrive, Skype) (1 Benutzer, PC/MAC)
• Office 365 Education (Office: Word, Excel, Powerpoint,OneNote; Dienste: OneDrive, Skype for Business, Yammer) (Schüler, Studenten und Lehrkräfte)

• Office 365 Business (Office: Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access, Publisher; Dienste: OneDrive)
• Office 365 Business Essentials (Dienste: Exchange, OneDrive, Sharepoint, Microsoft Teams)
• Office 365 Business Premium (Office: Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access, Publisher; Dienste: Exchange, OneDrive, Sharepoint, Microsoft Teams)

• Office 365 ProPlus (Office: Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access, Publisher; Dienste: OneDrive)
• Office 365 Enterprise E1 (Dienste: Exchange, OneDrive, Sharepoint, Microsoft Teams, Yammer, Stream)
• Office 365 Enterprise E3 (Office: Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access, Publisher; Dienste: Exchange, OneDrive, Sharepoint, Microsoft Teams, Yammer, Stream)
• Office 365 Enterprise E5 (Office: Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access, Publisher; Dienste: Exchange, OneDrive, Sharepoint, Microsoft Teams, Yammer, Stream, Power BI Pro)

Welche Office Versionen passt nun zu welchem Unternehmen? Diese Frage lässt sich generell nicht beantworten. Es kommt stark darauf an, wie Office eingesetzt werden soll bzw. welche Features ein Unternehmen nutzen möchte. Möchte das Unternehmen keine Cloud-Anbindung, dann gehen bereits die meisten nützlichen Features von Office 365 verloren. Mit Cloud-Anbindung ermöglicht Office 365 ein sehr vernetztes Arbeiten auf mehreren Geräten. Das Angebot von Diensten ist schon jetzt sehr breit und wird weiter wachsen. Mit der Lancierung eines Datacenter in der Schweiz kann Microsoft ein relevanter Kontrapunkt der Office 365 Variante abschwächen.

Microsoft 365
Im August 2017 hat Microsoft ein weiteres Produkt lanciert, das Office 365 beinhaltet - Microsoft 365. Microsoft 365 ist eine intelligente Komplettlösung, die Office 365, Windows 10 und Enterprise Mobility + Security vereint. Aktuell gibt es für Microsoft 365 drei verschiedene Versionen, Microsoft 365 Education, Microsoft 365 Business und Micosoft 365 Enterprise. Weitere Informationen finden Sie aktuell auf der Microsoft Website.