Die Heilsarmee ist bei Ihrer Suche für eine IT-Partnerschaft für ein grösseres Outsourcing bei der SmartIT fündig geworden. Details zum Projekt und was sich der CDO der Heilsarmee, Mathias Haller, davon verspricht, gibt es im Interview.
Seit über elf Jahren ist Mathias Haller bei der Heilsarmee Schweiz in leitenden Funktionen tätig. Lange Zeit als Chief Information Officer, seit April 2024 und im Zuge des Outsourcing-Projekts, hat er die neugeschaffene Rolle des CDO – Chief Digital Officer.
von links: Dominique Kapfer, Mathias Haller (beide Heilsarmee) und Kristian Hachen (SmartIT)
Mathias Haller ist jemand, der nicht still steht und Veränderungen selber vorantreiben will. Deshalb entschied sich die Heilsarmee, den IT-Betrieb rund um das Workplace Management, die IT-Security und die IT-Infrastruktur an einen Dienstleister auszulagern.
Mathias, du hast in deinen 11 Jahren bei der Heilsarmee das IT-Team und auch die IT-Infrastruktur auf- und umgebaut. Jetzt folgt die grosse Veränderung. Weshalb?
Mir ist es enorm wichtig, Veränderungen zu lenken und beeinflussen zu können – und nicht einfach zu reagieren. Wir beobachten die Entwicklungen auf dem Markt sehr eng und wissen auch, wie der Life Cycle unserer eigenen Infrastruktur ist. So führte eines zum anderen.
Einerseits verschärft sich die Bedrohungslage im Cyber-Umfeld rasant, gleichzeitig ist es aber sehr schwierig, Fachpersonen zu finden, um selber ausreichende Schutzmassnahmen zu implementieren. Als Organisation im NPO Umfeld sind wir ausserdem zu wenig breit aufgestellt, um diesen Schutz selbst zu gewährleisten.
Andererseits kommt die aufgebaute IT-Infrastruktur an ihr Lebensende, darum mussten wir in diesem Bereich auch einen Grundsatzentscheid fällen: Nochmals in Hardware investieren oder outsourcen?
In einem Interview mit Computerworld erwähnst du die Einführung von «digitalen Leitlinien» bei der Heilsarmee. Inwiefern haben diese die Entscheidung beeinflusst?
Die digitalen Leitlinien waren ein weiterer entscheidender Punkt. In den letzten Jahren haben wir enorm Gas gegeben, haben neue Tools eingeführt (Office 365 für die Zusammenarbeit, ServiceNow für ITSM implementiert) und auch Prozesse digitalisiert und automatisiert. Das Tempo war aber so hoch, dass wir jetzt den Fokus stärker auf den Punkt «Befähigung der Mitarbeitenden» aus den Leitlinien legen müssen, damit diese mit all den neuen Tools Schritt halten können.
All diese Punkte kamen zusammen und die Heilsarmee entschied sich für die Auslagerung des IT-Betriebs?
Richtig, wir verlagern unseren Fokus. Die Digitalisierung schreitet in einem horrenden Tempo voran und uns ist es wichtig, die Mitarbeitenden der Heilsarmee ausreichend vorzubereiten und zu befähigen. Gleichzeitig wollen wir sie in ihrer täglichen Arbeit bei etwaigen IT-Problemen unterstützen können.
Wir wollen stärker auf die Menschen fokussieren und Sie für all die neuen Tools befähigen – dafür lagern wir den klassischen IT-Betrieb aus.
Mathias Haller, CDO Heilsarmee
Organisatorisch bedeutet das, dass wir ein Team schaffen für dieses Daily Business, nämlich «IT Operations». Leiten wird dieses Team Dominique Kapfer. Mein Team und ich werden uns hingegen stärker mit strategischen Fragen, Digitalisierungsthemen und eben mit Möglichkeiten für diese Befähigung auseinandersetzen. Den effektiven IT-Betrieb – das Clientmanagement, die IT-Security und das Betreiben und Warten der Infrastruktur-Landschaft – lagern wir zur SmartIT aus.
Wie seid ihr in der IT der Heilsarmee aktuell aufgestellt, bis ihr in die neue Organisation nach dem Projekt eintreten könnt?
Aktuell führen Dominique Kapfer und ich das grosse Outsourcing-Projekt mit der SmartIT in einer Co-Projektleitung. Dominique hat hierbei eher den technischen Fokus, ich konzentriere mich auf die strategischen, organisatorischen und wirtschaftlichen Aspekte.
Dominique Kapfer und Mathias Haller im Gespräch
Nach dem Projekt wird Dominique wie erwähnt die Leitung des Operations-Teams übernehmen. Ich werde in meine neue Rolle als Chief Digital Officer schlüpfen und mich stärker um die Digitalisierungsthemen und die Befähigung kümmern.
Was gab den Ausschlag zugunsten der SmartIT?
Wir nahmen uns viel Zeit für das Ausschreibungsverfahren und haben sehr sorgfältig evaluiert. Die SmartIT überzeugte uns mit ihrem breiten Portfolio und einer hohen Glaubwürdigkeit ihrer Kompetenzen und Referenzen. Wir benötigen einen sehr gut ausbalancierten Mix aus innovativen Public-Cloud-Methoden und dem klassischen OnPremise-Handwerk für die Infrastruktur im Colocation-Datacenter. Die SmartIT vermittelte uns das Gefühl, dass wir sowohl im Public Cloud-Bereich wie auch im Private-Cloud-Bereich der SmartIT sehr gut aufgehoben sein werden. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis der SmartIT war ebenfalls überzeugend und nicht zu vergessen: Die SmartIT und die Heilsarmee pflegen bereits eine Partnerschaft. Wir wussten also, worauf wir uns einliessen.
Wir nehmen der SmartIT absolut ab, dass Sie uns mit einer massgeschneiderten IT-Infrastruktur aus Public und Private Cloud ideal unterstützen können.
Mathias Haller, CDO Heilsarmee
Gab es einen Moment während der Ausschreibung, wo ihr die Outsourcing-Entscheidung kippen wolltet?
Zweifel an einer Auslagerung hatten wir nie. Wir wollten jedoch in einer ersten Phase noch mehr Aspekte unseres Betriebs auslagern, also auch den Bereich Helpdesk mit der schweizweiten Vorort-Betreuung unserer 160 Standorte. Das haben wir aber aus mehreren Gründen wieder verworfen. Erstens hätten wir bei der Partnerwahl wohl auf einen schweizweit präsenten Grosskonzern setzen müssen und es war uns wichtig, eine Partnerin auf Augenhöhe – wie jetzt eben die SmartIT – zu gewinnen.
Zweitens sind Kenntnisse der Organisation, der Sprachen und der Tools eben doch sehr wichtig und unsere internen Personen machen heute einen sehr guten Job. Darum haben wir diesen Teil aus der Ausschreibung wieder herausgelöst und werden das mit dem Team «IT Operations» selber anbieten. Der Second- und Third-Level-Support wird durch die SmartIT sichergestellt.
Das scheint für uns der beste Kompromiss, um einerseits sehr nahe bei unserer Partnerin SmartIT und andererseits nahe an unseren Endkunden, nämlich den Mitarbeitenden der Heilsarmee zu sein.
Was versprichst du dir vom Projekt?
Die Mitarbeitenden der IT-Abteilung der Heilsarmee stehen hinter den Ideen und dem Projekt und es macht Spass, diesen positiven Schwung des Projekts jetzt schon zu beobachten. Andererseits schaufeln wir wichtige Ressourcen frei, die sich heute mit dem Betrieb der IT beschäftigen. Künftig werden sich diese Personen beispielsweise um organisatorische, prozessuale Themen für die IT-Security kümmern – der technische Teil wird bei der SmartIT sein. Damit fokussieren wir uns auf die Menschen, auf den Kern.
Wird dieser Shift den Mitarbeitenden gelingen?
Das hängt von uns allen ab. Die Organisation «Heilsarmee» unterstützt diesen Schritt aber stark und ich spüre eine grosse Motivation, diese Veränderung zu bewerkstelligen und Aufgaben zu übernehmen, die stärker die Menschen als die Technik in den Vordergrund stellen. Aber klar, wir benötigen andere oder neue Skills. Um als Beispiel voranzugehen, habe ich mich bereits für ein CAS eingeschrieben, das mich für meinen Rollenwechsel vorbereiten und unterstützen soll.
Wie nehmt ihr die Mitarbeitenden auf diesem Weg der Veränderung mit?
Hier müssen wir differenzieren. Die Mitarbeitenden aus dem IT-Team sind sehr eng dabei. In Workshops arbeiten wir an den neuen Rollenbildern, die sie nach dem Projekt übernehmen und bereiten sie möglichst gezielt auf diese vor.
Auf der anderen Seite stehen die Userinnen und User innerhalb der Heilsarmee. Für sie soll sich so wenig wie möglich ändern. Die grossen Vorteile entstehen ja primär im Hintergrund der IT-Landschaft und sind für die Userinnen und User gar nicht unbedingt sichtbar. Sie werden es stärker merken, wenn wir in der neuen Organisation unterwegs sind und ihnen mit unserem Team besser helfen können.
Was versprichst du dir vom anschliessenden Betrieb?
Es gibt hier zwei Sichtweisen: Aus Usersicht will ich möglichst nichts merken. Aus meiner IT-Leiter-Sicht sind mir selbstverständlich Stabilität, Sicherheit und Verfügbarkeit wichtig. Ich möchte, dass es besser ist als vorher und wir dürfen mit Stolz sagen, dass wir bereits heute auf einem hohen Niveau sind. Aber ich bin zuversichtlich, dass das in diesem Projekt gelingt.
Die IT-Landschaft soll standardisiert sein, gut «managebar» sein. Aber das ist im Endeffekt ja auch im Interesse der SmartIT.
Die Co-Projektleiter der Heilsarmee
Wie wichtig war die Offenheit der SmartIT bestehenden Mitarbeitenden der Heilsarmee ein Übernahmeangebot zu unterbreiten?
Das war sehr wichtig. Wie vorher erwähnt, haben wir uns während der Ausschreibung entschieden, weniger Leistungen auszulagern. Das heisst auch, dass unser Team grösser bleibt.
Aber es war sehr schön zu sehen, dass die SmartIT von Beginn weg offen war, den Mitarbeitenden, welche in der künftigen Organisation der Heilsarmee keinen Platz haben, ein Angebot zu machen. Eine Person hat sich bereits entschieden, das Angebot anzunehmen.
Gibt es neben der Auslagerung der IT weitere Bereiche, wo die Heilsarmee und die SmartIT näher zusammenrücken?
Ja, tatsächlich. Mit unserer Neuausrichtung der Strategie werden wir noch stärker auf die Ausbildung von Lernenden setzen. Gerade wenn es um die Befähigung von Enduserinnen und -usern geht, gelingt das jungen Menschen, die sich tagtäglich mit Technik auseinandersetzen und sehr affin sind, sehr gut. Wenn nach der Lehre bei uns der Wunsch da ist, sich im Bereich der IT-Systemtechnik weiterzuentwickeln, hat die SmartIT bereits signalisiert, dass sie offen ist, diese Lehrabgänger zu übernehmen und ihnen eine Perspektive in diesem Bereich zu bieten.
Das ist eine tolle Perspektive, die wir so unseren Lernenden mit auf den Weg geben können.
Wann ist das Projekt für dich ein Erfolg?
Wenn wir es schaffen, unser Betriebsmodell ohne grosse Nebengeräusche zu wechseln und unsere Userinnen und User mit dem neuen Arbeitsplatz happy sind, dann ist das Projekt für mich bereits ein Erfolg.
In jedem IT-Projekt gibt es ausserdem gewisse unbekannte Faktoren. Wenn wir also die geplanten Punkte umsetzen können und dabei die Kosten und den Zeitplan einhalten könnten, wäre das natürlich optimal.
